Como continuación de lo expuesto anteriormente, el profesional de protocolo ha de conocer los servicios que se ofrecen dentro de la HOSTELERÍA, con el objeto de poder completar el significado o la dirección comunicacional con la que queremos dotar el evento que estemos organizando.

Por lo tanto, desde el punto de vista de un profesional de Protocolo, si queremos organizar un banquete, entendido como una comida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento, tendremos en consideración, como poco, los siguientes 22 “detalles”:
– Conocer los objetivos que se quieren alcanzar.
– Presupuesto. Capacidad de ajustarnos y de suplir ciertas carencias con buenas dosis de creatividad.
– Buscar un espacio adecuado al tipo de acontecimiento: hoteles, carpas, salones de bodas, restaurantes, casas particulares, fincas emblemáticas… acorde a lo que queremos transmitir.
– Estimación de horarios. Para coordinar los posibles desplazamientos, actos posteriores al banquete, etc.
– Las invitaciones. Desde el diseño, la forma y el tiempo para hacerlas llegar.
– Listas de invitados. Definir a qué grupos de posibles asistentes nos vamos a dirigir.
– Aparcamiento del lugar de celebración: su distribución, la zona de desencoche y medios humanos.
– Lugar dónde pueden esperar los recién llegados. Si disponemos de alguna sala o lugar para reunir a los invitados, si ofrecemos algún aperitivo o no antes de pasar al comedor. Barra de bebidas o servicio en bandejas…
– Tipo de mesas y su distribución
– Tipo de comedor: clásico, moderno, margarita, mixto…

– Presidencia: francesa, inglesa. En los banquetes suele definirse por el tipo de comedor. Si queremos conseguir un banquete más participativo, en el caso de una empresa, repartiremos por ejemplo los directivos en distintas mesas para que puedan ejercer de co-anfitriones, lo que puede ser de vital trascendencia para completar los objetivos comunicacionales.
– Uso de símbolos:

o Lingüísticos: palabras enunciadas o escritas, discursos, saludos, despedidas…

o Y no lingüísticos, como pueden ser las banderas, el tipo de mesa, la colocación de los invitados, la forma de saludar o despedir, quién recibe a quién, etc.

El Protocolo siempre tendrá presente que las banderas institucionales, los logotipos de empresa, estén colocados estratégicamente para que en los discursos refuercen adecuadamente los mensajes, tanto si se trata de la despedida de un compañero como de la presentación de un producto.
Antes se hacía el brindis al final de la comida, la tendencia actual es al principio, como salutación y para agradecer la asistencia.
– Megafonía y medios técnicos. Protocolo articulará la conveniencia o no de colocar un atril y en qué lugar. Implementará tanto las necesidades técnicas como las humanas: ¿quién pasa el micrófono en el momento oportuno?.
– Cómo se sientan los invitados. Establecer criterios claros y coherentes con los objetivos.

o Se procura alternar hombre, mujer.

o Se separan los matrimonios con el fin de comunicarse mejor.
– Meseros, directorio, para que los invitados se puedan sentar antes de llegar los novios u homenajeados. Pueden estar ordenados alfabéticamente por apellidos y número de la mesa. Otra forma:

o Tarjetas individuales recibidas con antelación.
– Música directo o disc-jockey. El profesional de protocolo tiene que poder orientar cuándo introducir la música con el fin de no entorpecer o romper la comunicación. Si no es música suave, lo aconsejable es al finalizar los alimentos.
– Menús: tener en cuenta a los vegetarianos, celíacos, menús para distintas culturas,… Delicadeza y consideración para que todos estén a gusto.

– Elección de manteles, servilletas, cubertería, cristalería. La decoración de las mesas. A veces para hacer un guiño a algún asistente o en función de querer transmitir sencillez, modernidad, poder económico, etc.
– Se seleccionará el tipo de servicio: emplatado, a la inglesa, a la francesa, de gueridón, a la rusa, en función del tiempo y de la preparación del restaurante y de su personal. Si en preciso, el responsable de protocolo estará pendiente del ritmo del servicio. Acabará el banquete en el momento en que el anfitrión principal lo indique.
– Pastel conmemorativo. Si lo hubiera, nos anticiparemos a su tamaño, a su presentación, al ancho de los pasillos del comedor.
– Medios de comunicación. Protocolo los atenderá lo mejor posible para que puedan cumplir su función de forma eficaz.
– Despedida de los invitados, tal como estuviera organizado.
Todo ello habrá sido contrastado con los responsables de COMUNICACIÓN y de SEGURIDAD, cuando el banquete o la celebración lo requiera, bien por el tipo de asistentes o por la magnitud del mismo.
A modo de resumen, en materia de seguridad, el responsable de Protocolo se interesará o habrá hecho las gestiones necesarias tanto para garantizar:
– La seguridad en las vías públicas: solicitud de permisos a los organismos oficiales para utilizar espacios relacionados con los desplazamientos de los invitados, bien sea el desencoche de un gran número de personas, el aparcamiento provisional de una flota de autobuses, etc.
– Seguridad alimentaria: asegurarse de que el establecimiento cumple con las normas de higiene en el tratamiento y conservación de los menús que serán consumidos durante el evento.

Para concluir esta jornada, quisiera hacerlo con unas palabras de Nicolas de la Grandville, Jefe de Protocolo de la Comisión Europea en The Guardian:

“Protocolo es la gramática común de las relaciones internacionales. Es el lenguaje universal que todo político o empresario, con aspiraciones a establecer o fortalecer relaciones externas, debe dominar. No cabe duda que organizar una
buena recepción o despedida, respetar las peculiaridades culturales, ofrecer una sonrisa o adoptar una pose en el momento justo es más importante que ser políglota porque los gestos básicos y más importantes no necesitan traducción para la opinión pública mundial”

Catalina Barceló