VII Jornadas Internacionales de Protocolo organizadas por la Asociación Portuguesa de Estudios de Protocolo. El tema central de este año fue “protocolo y eventos como herramientas de credibilidad de las instituciones”.

El 5 de noviembre tuvo lugar este encuentro anual de protocolo en la preciosa ciudad de Cascais, cerca de Lisboa y reunió a más de 100 personas, principalmente de Portugal, España y Angola.  

La presidenta de la asociación portuguesa de estudios de protocolo – APEP- Dª. Isabel Amaral, quiso lanzar un mensaje desde el inicio: “se puede hacer más con menos si se transmite credibilidad”.

El ayuntamiento de Cascais, representado por su Alcalde D. Carlos Carreiras, mostró su interés en este encuentro de profesionales, afirmando que considera que el protocolo es un área estratégica para la ciudad y aprovechó la ocasión para señalar que Cascais está predispuesta a abrir sus puertas a todo tipo de eventos.

Tras el acto inaugural dieron comienzo las diferentes ponencias, comenzando la jornada D. Jorge Fernández y Vázquez de Faculty Brokers, que habló del liderazgo que debe ejercer un director o directora de protocolo en el ejercicio de su actividad profesional, asumiendo las riendas del evento encomendado. Este ejercicio de liderazgo es imprescindible para alcanzar con éxito el objetivo, que no es otro que el evento en sí, impulsando y generando valor agregado a la institución y conduciendo las energías del grupo. Concluyó su intervención con el título de su ponencia: “El liderazgo es la condición sine qua non del protocolo”. Liderazgo eficaz es igual a una excelente comunicación.

A continuación, Dª. Luiza Neves, jefa de protocolo del ayuntamiento de Porto Alegre – Brasil, explicó su trabajo al frente del departamento de protocolo como un trabajo de equipo, comentó experiencias profesionales en el ayuntamiento y apuntó la importancia de poner el foco en las personas.

La sesión de mañana terminó con la intervención de D. Pedro Rodrigues, de Desafío Global, empresa de eventos. En este momento todos los asistentes disfrutaron con la exposición de los ejemplos presentados, donde quedó claro que los eventos son parte de la imagen corporativa de una institución, pero también dejó claro que el evento ha de luchar para justificar su realización, a través de datos medibles, que permitan al cliente analizar la relación entre coste y beneficio. Defendió que los eventos son una gran herramienta para las empresas, pues les sirven para comunicar y para motivar. Y, pese a presentar eventos muy llamativos señaló que lo importante es hacer algo efectivo, no caro, pues independientemente del coste del evento, la imagen de la empresa siempre está en juego.

Tras el almuerzo oficial, que sirvió para que los asistentes se pudiesen relacionar, saludar y conocer con más calma que en las pausas café, comenzó la sesión de la tarde con una mesa redonda  en la que se trató el tema de “los eventos son un valor añadido para la imagen de las instituciones”. La mesa estuvo moderada por el embajador Manuel Corte-Real y la primera en tomar la palabra fue la embajadora de Austria, Dª. Joana Wrabetz, que comentó varias situaciones llamativas y ejemplificativas vividas en primera persona y como el protocolo ayuda en el trabajo de las embajadas. El  Comandante Fernando Braz Oliveira puso el foco en la comunicación estratégica a través de los eventos como táctica para que las instituciones alcancen la victoria. El ayuntamiento de Cascais volvió a estar representado por el jefe de protocolo del ayuntamiento, D. Joao Salgado, quien insistió en señalar la disposición de la ciudad de Cascais para acoger eventos, por ser una importante forma de comunicación y posicionamiento no solo a nivel nacional sino también internacional. Dª. Mónica Marques, miembro del equipo de dirección de marketing corporativo  de la empresa EDP,  habló de lo importante que son los valores de comunicación para su empresa, empresa que se sustenta en tres pilares: las personas, la innovación y la sostenibilidad y lo importante que es comunicar esto a través de los eventos que la EDP organiza y que son muy numerosos. Dª. Angélica Jorge, directora de servicios de documentación y relaciones públicas de la secretaría general del Ministerio de la Administración Interna, habló de la necesidad de que se valore el trabajo de los técnicos de protocolo desde el inicio, desde el planeamiento del evento; y, en aras a esa credibilidad profesional señaló la importancia de anexar propuestas de mejora en la documentación de valoración final de cada evento. Señaló la importancia del trabajo en equipo, donde el cliente debe estar  involucrado. Por último, D. Eduardo Guedes de Oliveria, director de comunicación y asuntos institucionales de GALP Energía, explicó la importancia del protocolo en una empresa como la que él representa y comentó en detalle uno de los eventos organizados  por su empresa (nombre del evento: Sinopec), evento que requirió la contratación de una consultoría de protocolo externa, a pesar de disponer de un departamento de protocolo interno en la empresa, para dar soporte adecuado a este evento. Como factores del éxito del evento destacó la importancia de cuidar los detalles y tener muy bien informadas a todas las personas que participaron de ese evento.

La clausura de estas jornadas estuvo a cargo de D. Alfredo Rodríguez, profesor del Instituto Superior de Protocolo y Eventos de la Universidad Camilo José Cela. D. Alfredo Rodríguez demostró sus dotes de comunicador, consiguiendo crear una atmósfera íntima y emotiva y eso fue compartido por las personas asistentes. Dejó muy claros algunos mensajes en relación al tema de su ponencia “El protocolo como instrumento de credibilidad de las instituciones”, señaló que el cambio que el protocolo ha experimentado en las últimas tres décadas ha supuesto una modernización drástica del mismo, así hoy el foco está en la creatividad y la cercanía, más alejado de los fastos y del poder de otras épocas. Además, señaló que es indiscutible que la inmediatez de la vida de hoy obliga a las instituciones a reaccionar a tiempo para no perder su credibilidad, pues la opinión pública tiene voz y es una voz muy fuerte, lo que obliga a la política y a la empresa pensar bien las cosas para no cometer errores. En esta línea, de  modernidad del protocolo y su poder de comunicación anotó que es utilizada muy sabiamente por algunos políticos, señalando a Obama como uno de los que más partido están sabiendo sacarle. Tras este análisis indicó que, ante este escenario nos encontramos con que el protocolo es el arma que las instituciones tienen para darse a conocer y que como se ve, institución y credibilidad son dos conceptos inseparables y una institución es creíble cuando es transparente y cuando su identidad se iguala a la imagen que proyecta.

Su mensaje para concluir, fue una llamada de atención a la responsabilidad de los profesionales de protocolo, debido a que es enorme, pues quien da la cara públicamente del éxito o fracaso de nuestro trabajo como profesionales del protocolo, es la institución, pública o privada, que representamos y la negligencia en la organización de un evento daña la imagen de alguien y eso es muy grave, pero cuando la negligencia supone poner en riesgo la vida de una persona es imperdonable. Conclusión: “El éxito o fracaso es de las institución pública o privada a quienes representamos, por todo ello es tan necesaria una sólida formación”.

Tras todas estas aportaciones se puede considerar que las VII Jornadas de Protocolo de la Asociación Portuguesa de Estudios de Protocolo han vuelto a ser un éxito y cada año convocan a un mayor número de profesionales.

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*Crónica realizada el 7 de noviembre de 2012 por nuestra socia de la AEP Margarita Murillo de la consultora Galicia Protocolo