La contribución al desarrollo sostenible constituye uno de los retos más importantes a abordar por parte de la industria de eventos y se ha convertido en un factor competitivo clave para el futuro. La organización y celebración de cualquier evento conlleva un impacto ecológico que no hay que minimizar. Por ello, es importante la apuesta por la sostenibilidad, eventos socialmente más responsables, solidarios y ecológicos.

La sostenibilidad no es una moda sino un criterio que está marcando el mercado de eventos, y no es algo nuevo: en 2003 se creó el Green Meetings Industry Council (GMIC), una institución internacional que promueve las prácticas responsables con el medio ambiente a través de la colaboración de la industria hotelera, la corporaciones empresariales, las administraciones públicas y la propias comunidades organizadoras de en el sector de reuniones, el más activo en la actualidad en el compromiso medioambiental. Por otra parte, y aunque no existe una regulación o certificación estandarizada para los eventos verdes a nivel internacional, comienzan a aparecer normas y certificaciones que avalan la importancia que está adquiriendo este tema. De esta forma, nos encontramos el BS 8901, el único estándar nacional en el mundo para la planificación y la gestión de un evento más sostenible, el sello Green Globe que certifica el turismo sostenible y el sello MeetGreen, que se limita al sector de eventos y convenciones. Estas certificaciones aportan ventajas medioambientales, económicas y reputación corporativa e interés mediático. En Estados Unidos se está desarrollando la APEX/ASTM, el estándar norteamericano para eventos y reuniones sostenibles. Con carácter general y no específico para el mercado de eventos las referencias normativas europeas las encontramos en las normas ISO 14001 de gestión ambiental que las puede aplicar cualquiera organización que desee establecer, documentar, implantar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental.

Reciclaje, eliminación y compensaciones

Ser consciente de los problemas medioambientales es el primer paso para solucionarlos. El compromiso por la sostenibilidad debe iniciarse desde el mismo momento en que planificamos un evento, porque no basta con una puesta en escena llena de coloridos y mensajes medioambientales que limpien las conciencias. Desde el inicio de la planificación de los eventos, debemos incluir medidas de protección para el medio ambiente, ya que el primer objetivo debe ser la reducción de los impactos contra el mismo. Si no es posible, hay que encontrar formas de minimizarlos o buscar sustitutos mediante otros productos, sistemas de gestión o tecnologías.

El Comité Olímpico Internacional, en su Manual sobre deporte y medio ambiente, un documento de gran interés, recomienda “que adoptemos en los eventos que vamos a organizar los principios de la Evaluación del Ciclo de Vida, LCA (Life Cycle Assessment) y el concepto de Tutela de Producto (Product Stewardship), que estipulan que se integren todos los pasos que hagan falta para minimizar los efectos medioambientales causados por un producto desde la extracción de la materia prima, pasando por el proceso de producción, el uso del producto, su recuperación y reciclaje, hasta retirarlo definitivamente de la circulación y evacuarlo o desecharlo en un vertedero. Por otra parte, es necesario aplicar medidas medioambientales para reducir los efectos durante y después de un evento. Esto significa reciclaje, eliminación y compensaciones”.

La apuesta por la sostenibilidad no es sólo una estrategia que aumenta el valor de las empresas, o un recurso que aporta beneficio por descuentos fiscales según la Ley 49/2002, de 23 de diciembre de Régimen Fiscal de las entidades sin fines lucrativos y los incentivos fiscales de mecenazgo, es un compromiso que está en la mano de todos y dentro de nuestro sector, una realidad alcanzable. Eventos que reduzcan el impacto medioambiental y eventos solidarios que compensen dicho impacto; éstas son las dos líneas de acción.

Estas medidas contribuirían a la sostenibilidad. Pero también es cierto que para ponerlas en marcha tiene que existir una clara concienciación de las empresas y una apuesta por parte de los organizadores de eventos. El producto ecológico sigue siendo caro, pero se puede combinar imaginación y medidas sostenibles, parciales o totales. En definitiva, debemos intentar propiciar soluciones encaminadas a la reducción de residuos y de emisiones de CO2 a la atmósfera, un consumo responsable y una producción sostenible.

¿Cómo conseguirlo?

De momento, empezando por acciones sencillas, como puede ser la utilización de materiales reciclables que contribuyan al desarrollo sostenible, así como el uso de materiales que puedan ser reutilizables, de origen natural y con una producción ecológica. Materiales reciclados, como botes de pegamento cola, formando paramentos, retro-iluminados en su interior, papeles, plásticos, melaminas, cerrajería, telas, maderas, cerámica, cristal, cartón, cadenas… Materiales que sean a su vez modernos, innovadores y frescos.

Como ejemplo, la agencia Vega Factory, en la organización de la BIOFUEL SUMIT 2008, en la que uso una señalética a base de globos de helio como sistema sustitutivo de la tradicional señalética, eliminando de esta forma la utilización de soportes convencionales como papel y cartón. Todo el mobiliario instalado en la feria, era reutilizable y se pensaron soportes alternativos para albergar los distintos elementos materiales y técnicos propios de la producción de un evento como éste.

La Expo de Zaragoza 2008 ha desarrollado una Guía para la organización de eventos sostenibles que aunque pensada para que la organización de eventos realizados por la Sociedad EXPOAGUA cumpliera con los requisitos ambientales y las normas de sostenibilidad de la sociedad, constituye un documento interesante, pues marca las principales líneas de acción a seguir en los eventos en esta materia.

Buenas prácticas

La reducción de recursos que son desperdiciados y de las emisiones de CO2, constituyen el corazón de cualquier evento que apueste por la sostenibilidad. Para hacerlo posible hay que llevar a cabo distintas prácticas:

  1. La gestión de residuos: controlar el flujo de desechos durante la planificación y desarrollo del evento tanto en el lugar de celebración, como en los establecimientos hoteleros y de restauración asociados a la celebración del mismo. Prácticas como la colocación de contenedores o papeleras para la recogida selectiva de residuos, evitar la utilización de latas de bebida y embases no retornables o realizados con materiales compuestos y limitar la cantidad de papel que se suele utilizar ayudarían a esta gestión.
  2. La adquisición de materiales necesarios debe realizarse de la forma más sostenible posible y que cumplan con los requisitos medioambientales, así como tener en cuenta las normas de certificación ecológica. Materiales reciclables, respetuosos con el medio ambiente y en la medida de lo posible, reutilizables en otro evento o actividad.

El Área de comunicación de la consultora Lavola, diseñó y produjo el stand de CESPA para la feria de Ecocity, celebrada en Barcelona, del 27 de febrero al 2 de marzo de 2007. El concepto principal del stand se basaba en la creación del jardín de CESPA que se visualizaba, como puede observarse en las imágenes, en diferentes elementos: un gran árbol metálico, mesas que simulan parterres, plafones gigantes en forma de hierba donde se ha aplicado el contenido, y unos grandes arcos que enmarcan el jardín con una aplicación de colores que cambia según las tonalidades del arco iris.

Toda la producción y posterior deconstrucción o reutilización fue ejecutada según criterios de sostenibilidad y utilizando materiales respetuosos con el medio.

Es necesario, por tanto, plantearse la necesidad de:

– Reducir la cantidad de los materiales utilizados.

– Evitar los embalajes inútiles mediante el diálogo con los proveedores.

– Usar la menor cantidad posible de productos desechables.

– Elegir escrupulosamente los artículos y materiales usados, teniendo especial cuidado en:

– Evitar artículos con contenidos tóxicos.

– Elegir artículos reutilizables o reciclables.

– Elegir artículos cuyos desechos pueden ser tratados adecuadamente en las plantas de tratamiento de residuos de su región.

Como ejemplo un nuevo producto, El DOME AIRTAR, una carpa con forma de media esfera, construida únicamente de tela y que consigue por medio de la presión interior crear un espacio sin ningún tipo de estructuras rígidas (metálicas, plásticas o de madera).

El material utilizado de nueva generación (su fabricación es totalmente ecológica) está diseñado para proyectar imágenes tanto en el interior como en el exterior y proveer de una iluminación confortable, lo que supone un gran ahorro en luz, logística, ruidos de generadores, etc. El producto se transporta fácilmente, reduciendo más aún los gastos = consumos y contaminación.

  1. El uso inteligente de la energía en el evento y establecimientos asociados, evaluando el impacto climático que puede tener cada evento, tomando medidas para ahorrar energía y utilizando formas de energías renovables. Una de las prácticas más comunes en las empresas que apuestan por este factor es que la climatización de las instalaciones no esté por encima o por debajo de los 23º C.

La mayor parte de la energía consumida en la actualidad en el mundo es no sostenible. Al producirse básicamente con recursos no renovables como carburantes fósiles, genera contaminación y es el principal factor del calentamiento global y la contaminación del aire.

  1. En la gestión del transporte, referido a los traslados de ida y vuelta al lugar de celebración del evento y a los viajes que se realicen durante el mismo, las recomendaciones son:

– Elegir lugares a los que se pueda acceder por medios de transporte público.

– Contratar servicios de enlace entre el lugar de celebración y, por ejemplo, los hoteles.

– Utilizar vehículos de baja emisión, como los que funcionan con fuentes alternativas de energía (los vehículos diesel sólo son recomendables si tienen filtros de partículas).

Durante los juegos olímpicos de Pekín, se utilizaron al menos 50 autobuses movidos por baterías de litio para transportar a atletas y oficiales entre la villa olímpica Dreamworld y las instalaciones de competición. Los autobuses, de emisión cero y totalmente silenciosos se adaptaban a la perfección al tema de la cita internacional: Olimpiadas Verdes.

  1. La alimentación es uno de los temas que más puede transmitir un mensaje de respeto de la sostenibilidad (regional, estacional y biológica). Para ello es aconsejable potenciar:

– El consumo siempre que sea posible, de mercancías que provengan del comercio justo.

– El consumo de alimentos de estación producidos en la región donde se realiza el evento.

– No consumir, en la medida de las posibilidades, alimentos importados.

– Consumir productos en cuya elaboración, la distancia entre el productor y el consumidor sea mínima.

– Seleccionar servicios de restauración que cumplan con estos criterios.

  1. Ahorrar agua e intentar evitar al máximo agua embotellada, además de adoptar medidas en las instalaciones para controlar su suministro. Es conveniente asegurarse de la buena calidad del agua en las instalaciones no efímeras y, en su defecto, tomar medidas para purificarla. Hay que hacer un uso eficiente del agua.
  2. En cuanto a la accesibilidad es necesario garantizar un acceso sin barreras a las personas con discapacidades físicas.
  3. La localización. Es conveniente optar por sedes que cuenten con la certificación de un Sistema de Gestión Medioambiental (EMAS ISO 14.000) y elegir establecimientos hoteleros que además de cumplir con las normas de RSC y con los estándares ecológicos, estén próximos al lugar de celebración, de tal forma que se pueda acceder a pie.

Otra de las recomendaciones que se hacen es la adaptación al contexto de la sede del evento, al entorno geográfico, beneficiando en lo posible la economía local, promoviendo el uso de medios de transporte público y el conocimiento de la oferta cultural de la zona.

Una de las formas que tenemos de compensar el impacto de nuestros eventos es realizar eventos solidarios, y predicar en nuestras propias sedes.

Como ejemplo, el día solidario de puertas abiertas celebrado en el hotel NH Eurobuilding (Madrid), uno de los más emblemáticos de la cadena NH Hoteles. Este evento solidario se llevó a cabo gracias al trabajo conjunto del Departamento de Marketing y el Área de Responsabilidad Corporativa de NH Hoteles, así como la colaboración de la agencia Wasabi y la ONG Intermón Oxfam. El objetivo: implicar al mayor número de personas a compartir un día diferente con todos los ciudadanos, empleados, proveedores y clientes, pensando en quienes más lo necesitan. NH Hoteles decidió mojarse con quienes, por las circunstancias, se han visto obligados a abandonar sus hogares viviendo en condiciones infrahumanas, alojando esta causa en uno de sus hoteles. La recaudación íntegra del evento fue para el proyecto Agua y Saneamiento para los refugiados de guerra en el Chad, gestionado por Intermón Oxfam.

Se recaudaron más de 100.000 euros. Se logró una altísima participación de más de 2.000 personas unidas por un único objetivo y utilizando como espacio un hotel y como medios, la motivación, la creatividad, la solidaridad y los servicios de los que dispone la cadena hotelera. El voluntariado corporativo fue un éxito y hubo un alto impacto en medios de comunicación nacional. Dada la excelente acogida de la iniciativa, NH se ha comprometido a celebrar otros NH Days siempre con causas solidarias, aprovechando sus aperturas, inauguraciones…

  1. Adaptación al contexto de la sede del evento al entorno geográfico, beneficiando en lo posible la economía local, promoviendo el uso de medios de transporte público y el conocimiento de la oferta cultural de la zona.

10. Intentar minimizar al máximo la documentación a mostrar, cuidando la cantidad a imprimir. Es fundamental también dar a conocer las medidas en materia de sostenibilidad mediante la publicitación a través de mensajes, notas de prensa, etc., a los medios de comunicación, tanto locales como generales. Debemos acostumbrarnos al concepto de oficina verde, es decir, aquélla que procura la minimización del impacto que una oficina tiene sobre el medio ambiente. Gestionar una oficina verde supone tener una actitud responsable con el medio ambiente en todos los aspectos relacionados con el trabajo, desde la elección del equipamiento hasta la gestión de los residuos. Trabajar de acuerdo con este concepto no sólo puede evitar efectos negativos sobre la naturaleza, sino que también resulta ventajoso a largo plazo porque reduce gastos.

11. Es conveniente que los regalos que se ofrecen en muchos eventos se entreguen durante su realización. Hay que evitar regalos que se descartan al poco tiempo, adquirir objetos cuya fabricación y materiales respondan a los principios medioambientales, elegir regalos que requieran un mínimo de transporte y si es posible elegirlos del comercio justo.

Estas medidas contribuirían a la sostenibilidad, pero también es cierto que para ponerlas en marcha, tiene que existir una clara concienciación de las empresas y una apuesta por parte de los organizadores de eventos. El producto ecológico sigue siendo caro, pero se puede combinar imaginación y medidas sostenibles, parciales o totales.

Para la última gala anual del Museo Guggenheim de Nueva York, celebrada en noviembre de 2007, se desarrolló una ambientación protagonizada por un material sostenible, el cartón reciclado, con el que se diseño y llevó a cabo toda la decoración con unos resultados espectaculares.

El diseñador de espacios David E. Monn transformó el parking de Pier 40 para la ocasión (Pier 40 es un antiguo muelle de cargas ubicado en el río Hudson). Mesas, sillas, bajo platos, centros, lámparas, y el propio techo fue cubierto de láminas de cartón reciclado, pero no de cualquier forma, creando una decoración en homenaje al célebre arquitecto Frank Gerhy, uno de los premiados de la noche, que ya en las décadas de los 70 y 80 había diseñado muebles con este material. Como vemos en las imágenes, evento que responde a principios ecológicos combinado con arte y creatividad que fueron muy bien recibidas por los 550 invitados que disfrutaron de la gala.

En definitiva, debemos intentar propiciar medidas encaminadas a la reducción de residuos y de emisiones de CO2 a la atmósfera, un consumo responsable y una producción sostenible.

Como final de este importante tema, indicar que ya existen claros ejemplos que demuestran que sí es posible realizar eventos con espectacularidad, imaginación, creatividad, tecnologías innovadoras y además con un compromiso con la sostenibilidad y las prácticas medioambientales. Como muestra el reciente espectáculo Iceberg: sinfonía poético visual, que se pudo ver en EXPO Zaragoza 2008. Una puesta en escena dinámica e impactante con materiales sostenibles y renovables, donde se combinaron tecnologías audiovisuales convencionales con otras de nueva generación y con el apoyo de mucha luz robótica y estructuras hidráulicas. Este espectáculo realizaba una apuesta de futuro en la que, gracias a la decisión y la voluntad del hombre, se puedan crear nuevas relaciones de equilibrio con la naturaleza.

Equilibrio por el que debemos apostar sin condiciones desde la responsabilidad que tenemos como organizadores, contribuyendo así a un mundo más sostenible y, por tanto, mejor.

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*Artículo extraído de la RevistaProtocolo.com publicado el 4 de Octubre de 2009 – Ver artículo