Cuando una persona se dedica profesionalmente a la organización de actos es inevitable que, incluso cuando asistes como invitad@, estés pendiente de los detalles de cada ceremonia.
Es por esto que he querido reunir una serie de consideraciones que creo han de tenerse en cuenta, dado que pueden ensalzar el símbolismo de un día tan especialasí como aquellas que, por el contrario, pueden llegar a crear problemas en un día tan destacado, especialmente para los contrayentes.
Como principio general quisiera señalar que, aunque l@s novi@s son l@s protagonistas y por supuesto, los que deciden cómo quieren que este sea, el día de su enlace no han de ocuparse absolutamente de ningún detalle pues han de estar únicamente centrados en disfrutar de ese jornada mágica. Para ello sería aconsejable que contratasen los servicios de un profesional de Protocolo o cuanto menos, que encomendasen esta tarea a una persona de su confianza.
Además, antes de la ceremonia todos los implicados han de contar con unas reseñas o lo que es mejor, con un guion detallado. Y me refiero a TODOS/AS: el oficiante, las personas que van a hacer alguna lectura, las personas que han de ocuparse de alguna de las típicas ceremonias como es la de la arena, la de los lazos, las huellas,…y como no, también el fotógrafo, los encargados de sonido, de luces,… Todos ellos han de conocer en qué momento han de intervenir. El fotógrafo ha de conocer cuál será su ángulo de tiro más adecuado para cada momento, los encargados de sonido cuándo han de activar o desactivar micrófonos, cuándo han de subir el volumen dela música o cuándo ir haciendolo desvanecer,… Las personas han de saber de qué tiempo disponen para las lecturas, cómo han de situarse, se han de probar los micrófonos,… y para las ceremonias, se han de preparar todo lo necesario. No es de recibo que cuando por ejemplo se han de llenar unos jarrones con arena, nadie sepa dónde está, en qué orden¸ cómo han de volcarla para no derramarla, con qué cadencia o dónde ha de estar ubicado el fotógrafo para recoger ese momento.
Uno de los errores más terribles es dejar en manos de personas ajenas algunas decisiones; esto es, que las personas contratadas, especialmente fotógrafos o técnicos que sean quienes dirijan. He visto en más de una boda que esta persona en lugar de captar los momentos más entrañables sin que se note su presencia era quien interrumpía, mandaba repetir un beso o se paraba a colocar a los novios o padrinos en mitad de la ceremonia moviéndolos a su antojo.
Otro de los hechos que deslucen la ceremonia es no preparar y repartir con antelación elementos tan comunes como son las bolsitas de arroz y/o pétalos, las cintas o elementos que portanalgunos amigos y familiares por ejemplo para construir un pasillo por el que pasen los recién casados u otros elementos similares. Esto hace que la pareja altere el ritmo natural y tenga que aguardar para que los invitados se preparen para homenajearlos con estos hechos. Estas interrupciones restan naturalidad a la ceremonia.
Por otro lado estaría el desconocimiento de los factores meteorológicos que nos pueden afectar. Debemos controlar sus efectos a través de las aplicaciones que existen para planificar con suficiente antelación posibles alternativas. Por ello es imprescindible consultar páginas como la de la AEMET para conocer los datos y no correr más riesgos de los necesarios.
En ceremonias al aire libre es un fallo tremendo no tener en cuenta cómo va a incidir el sol o qué temperatura vamos a contar a la hora prevista. Resulta terrible que novi@s y acompañantes aguanten incómodos sentados al sol, cuando se podría paliar con sombrillas o carpas. También resulta insufrible que el viento azote a los asistentes o se lleve por delante el decorado. Por ello es fundamental fijar bien los elementos decorativos, colocar pesas donde proceda y si es posible, distribuir distintas mamparas o toldos y lonas que paren los efectos de las rachas de viento.
En este sentido también sería muy importante poder contar con espacios alternativos que faciliten y ayuden a que la ceremonia pueda desarrollarse en todo su esplendor, algo que quedaría a criterio de la persona que ya indiqué debía responsabilizarse de la organización el día del evento.
Dentro del capítulo de previsiones, también es conveniente tener preparado un “botiquín” para primeros auxilios que comprenda algo tan básico como tiritas, alcohol, agua oxigenada, antiácidos,… pero también otros elementos para pequeñas urgencias como es un pequeño costurero, horquillas, o quitamanchas. Por supuesto si a esto les sumamos algún entretenimiento para los más pequeños pues muchísimo mejor.
Con referencia a los espacios físicos no podemos olvidarnos de los permisos necesarios para su utilización. Indefectiblemente hemos de saber que el lugar elegido cuenta con la autorización para celebraciones aunque sea algo que de principio podamos considerar obvio no es así en algunas ocasiones. Tenemos que saber que si hemos de ocupar espacio público como por ejemplo una zona de la playa o de una plaza, han de tener la necesaria licencia municipal. Que el local cuente con suficiente aislamiento acústico como para no molestar a vecinos, que dispone de las acreditaciones o permisos para que la megafonía o la música pueda escucharse hasta el tiempo que queramos, que se puedan lanzar globos o contar con drones o que los vehículos pueden estacionar en el recinto o próximo a el.
Sin duda los enlaces matrimoniales constituyen una ocasión única para reunir a familiares y amigos y que estos compartan sus impresiones quizás después de mucho tiempo sin verse. Pero esto ocasiona a veces que los invitados se paren a charlar y saludarse antes del inicio de la ceremonia y que la entrada de los novios quede deslucida. Esto es evitable si una o varias personas se ocupan de invitar a los asistentes a ocupar sus sitios antes de la llegada de la pareja. Estas indicaciones han de impartirse tanto en el lugar dela ceremonia como en del banquete si lo hubiera. Para ello también son de gran ayuda los planos meseros y los listados de distribución de mesas. Los libretos de ceremonia con detalles básicos sobre toda la jornada, sobre los distintos pasos y que se pueden entregar a la entrada también contribuirán a un mejor desarrollo.
Llegados a este punto también hay que señalar como un grave descuido no contar con recuerdos de los invitados o familiares. A veces los novios se dedican a posar y pasan largo tiempo parados para que el fotógrafo inmortalice distintas tomas pero al comprobar días después el reportaje se observa que hay algún familiar, abuelos, amigos, que no han posado. Por ello hay que contar con un listado de las fotografías que la pareja considera imprescindibles y que las personas que han de acompañarles lo sepan. Que sepan cuándo se van a tomar esas fotografías y cómo y con quién han de posar.
Finalmente, hay que evitar descuidar a los contrayentes. Aunque son los protagonistas, en ocasiones nadie tiene en cuenta si tienen sed, si quieren ir al baño, si han comido (especialmente cuando el ágape que se sirve es tipo cóctel), si están emocionados y necesitan un pañuelo, si tienen calor y querrían tener un abanico,… Por ello, alguien de la empresa de catering ha de cuidar especialmente de la atención continuada de la pareja y alguien cercano a ellos, familiar o amigo/a, ha de ocuparse de que reciban lo que precisen.
Salvados todos estos errores ¡A disfrutar! A pasarlo bien y que ese día que se preveía tan especial para una pareja no se trunque por la improvisación, el olvido, la sobre actuación o el descuido de las personas implicadas en la organización y su desarrollo.
María José Flujas
Delegada territorial AEP Andalucía
